MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS
DISUSUN OLEH :
·
ALYA KHAIRUNISA NABILA (50214916)
· AYU REGITA ANDINI (51214887)
· CHAHYANI INDAH PRATIWI (52214308)
· EKKA NARATAMA (53214449)
· NATHASYA MEITASARI (57214842)
· YAHYA MUHLISINALA (5C214915)
KELAS :
2DF01
PROGRAM DIPLOMA TIGA
BISNIS KEWIRAUSAHAAN
UNIVERSITAS GUNADARMA
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. WB
Dengan
memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat, taufik, dan hidayat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini
dengan baik tanpa halangan suatu apapun. Makalah ini berisi tentang Perencanaan
Laporan Bisnis, Presentasi Bisnis, pengorganisasian dan revisi pesan pesan
bisnis, komunikasi lisan dan negoisasi, dan komunikasi dalam tulisan.
Tiada gading yang tak rentak begitu pula dengan makalah ini, kami sadar
bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu kami mengharapkan
saran dan kritik dari setiap tulisan yang ada, yang bersifat membangun untuk
dijadikan sebagai umpan balik dan inspirasi bagi penulis berikutnya.
Akhir
kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan para
pembaca pada umumnya.
Depok, 27 Mei 2016
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam
dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam
bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu
perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidk
tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu agar perusahaan bisa berjalan
dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/ laporan
bisnis. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan
perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang
dibuat. Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam
pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena
dengan laporan teresebut seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam
menjalankan perusahaan/ bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan
dalam suatu perusahaan/ bisnis.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Bagaimana perencaan laporan bisnis?
2.
Bagaimana dalam Presentasi Bisnis?
3.
Bagaimana pengorganisasian dan revisi pesan-pesan bisnis?
4.
Bagaimana Komunikasi Lisan dan Negoisasi?
5.
Bagaimana komunikasi dalam tulisan?
1.3 Tujuan Masalah
1.
Mengetahui pengertian dan jenis laporan bisnis, bagian pokok
dari laporan bisinis, pengorganisasian isi dalam laporan bisnis, penulisan lapora bisnis dan membuat laporan bisnis yang
baik.
2.
Mengetahui persiapan dasar presentasi bisnis, penggunaan alat
bantu dala presentasi, dan cara menganlisa audience.
3.
Untuk mengetahui pengorganisasian dalam online, pemilihan
kata yang tepat, dan membuat kalimat yang efektif.
4.
Untuk mengetahui komunikasi lisan dalam rapat, komunikasi dalam wawancara, dan
komunikasi dalam bernegosiasi.
5.
Untuk mengetahui cara penulisan kabar/berita, korespodensi
(surat-menyurat) dan penulisan pesan-pesan persuative.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan Laporan Bisnis
2.1.1
Pengertian Dan jenis Laporan Bisnis
·
Pengertian Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral,
memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam
rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.
HertaA.Murphydan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya
“Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business
report) suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan
yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business
Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang
objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari
suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang
lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Dari definisi dasar laporan bisnis, maka dapat disimpulkan bahwa
satu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak
memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, biasanya
diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki
suatu tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.
Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan atau
pun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian
secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.Dalam bisnis, secara umum penulisan
laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:
a. Untuk memantau
dan mengendalikan operasi perusahaan.
Misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan
b. Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan dan prosedur
Yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan
karyawan.
c. Untuk memenuhi
persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku
Bagi perusahaan. Misalnya, laporanpajak, laporan analisis
dampak lingkungan, laporan ketenaga kerjaan (perburuhan).
d. Untuk mendokumentasikan
kinerja, baik untuk kebutuhan internal
Maupun kebutuhan eksternal. Misalnya, laporan kinerja,
laporan perkembangan kegiatan.
e. Untuk menganalisis
informasi dan memberikan masukan bagi
Pengambil keputusan atas isu tertentu. Misalnya laporan
riset, laporan justifikasi.
f. Untuk memperoleh
sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan,
proposal pengembangan produk baru.
·
Jenis Laporan Bisnis
Laporan Bisnis dapat digolongkan kedalam
jenis sebagai berikut:
1.
Menurut fungsinya.
a. Laporan
informasional adalah laporan yang memberi informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis,tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan
rekomendasi.
b. Laporan Analisis adalah laporan yang
menyajikan fakta,menganalisis dan menginterprestasikan, kemudianmenyimpulkan dan memberi rekomendasi.Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
2.
Menurut subyeknya
a. Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu
diperoleh.Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.
3.
Menurut Formalitasnya.
a. Laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala
atau khusus.
b. Laporan
menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan
swasta, dan laporan public.
4.
Menurut keasliannya
a. Laporan
Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang
lain.
b. Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
c. Laporan
swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
d. Laporan
public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5.
Menurut frekuensinya
a. Terdiri dari
laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
b. Laporan
Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
6.
Menurut jenisnya
a. Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal
meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal
sering disebut dengan laporan panjang.
b. Laporan
surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada
laporan informal.
7.
Menurut Kegiatan Projek
a. Dalam
melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan,
laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8.
Menurut pelaksanaan Pertemuan
a. Agenda :
suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri
atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga
akan membantu peserta dalam persiapan.
b. Resolusi
merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
c. Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup
semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih
luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
2.1.2
Bagian Pokok dari Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal
pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a. Pemberi
kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan.
b. Layout atau
presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
c. Masalah :
diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
disampaikan.
d. Maksud :
point terpenting dalam pelaporan bisnis.
e. Ruang
lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan.
f. Metodologi :
metode pengumpulan informasi.
g. Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
h. Latar
belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
i.
Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang
perlu dijelaskan.
j.
Keterbatasan : dalam dana , waktu dan
sumber yang tersedia
k. Rekomendasi
: Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu
atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan
ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat
dimengerti.
3. Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
a.
Rangkuman : Berisi ringkasan pembahasan secara
menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan
kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b.
Kesimpulan : Berisi evaluasi secara ringkas fakta –
fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis.
c.
Rekomendasi : Menyarankan suatu program tindakan yang
didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d.
Rencana Tindakan : Merupakan pernyataan terakhir yang
mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan
orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.
2.1.3
Pengorganisasian isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara
yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi
(langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih
dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria
pembaca:
a. Esekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral,
c. Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih
dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada
kriteria pembaca:
a. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
2.1.4
Penulisan Laporan Singkat
·
KARAKTERISTIK LAPORAN SINGKAT
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya
mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang
efektif.
Laporan
singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu
atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam
suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan
orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
2.1.5 Membuat
Laporan Bisnis yang Baik
1.
Akurat
Hal pertama yang perlu
diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan
suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau
peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang
relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam
suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti
terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang
valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi
Anda dalam suatu laporan.
2.
Keputusan
yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat
tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi.
Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut
:
a. Adanya ide pokok pada
permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang
tersedia.
c. Menerima uraian atau
cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang
mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang
dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3.
Format,
Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus
memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah
menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri
pertanyaan berikut:
a. Siapa yang berinisiatif
yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan
dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan
dibuat?
d. Ke mana laporan akan
dikirim?
e. Mengapa suatu laporan
dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
2.2 Presentasi
Bisnis
2.2.1 Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
Presentasi
yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan
melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita
sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :
1.
Penguasaan terhadap topik atau materi
yang akan dipresentasikan.
Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan
merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah
presentasi bergantung pada kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail
hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap
materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada
audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.
2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi
materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara
membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka
audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara
menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti
OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.
3. Menganalisis siapa audiens.
Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara
perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan
adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan
bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya
audiens yang dimaksud.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan
lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan
terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan
presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.
2.2.2 Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi
Presentasi pada saat ini
tidak bisa lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan tanpa alasan,
teknologi bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter kepada Audiens.
Pesan yang di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati dan di pahami
oleh Audiens .
Dan salah satunya adalah dengan alat bantu, bisa
berupa audio maupun visual, warna background. Dan berikut beberapa alat bantu
yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi, yaitu:
1. Microphone
dan Sound
Microphone
dan sound adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan
presentasi. Ruangan yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi
kekuatan volume suara si presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa
yang di sampaikan oleh presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi
keganduhan, bisa di pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.
2. Proyektor
dan Layar
Proyektor
dan Layar sudah sering di pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar,
workshop, kuliah umum, pokoknya semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat
ini dapat meningkatkan efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap
audiens. Alat ini dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut
beberapa orang penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih
mudah di pahami oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah
gambar berbicara seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan
slide ataupun video pendukung presentasi.
3. Laptop atau
Komputer
Laptop dan
Komputer sudah bukan barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang.
Seakan-akan barang kebutuhan pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di
temukan di berbagai tempat, baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat
perbelanjaan, dan di tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan
presentasi, alat ini sangat membantu presenter untuk menyampaikan pesanya
kepada audiens, entah dalam bentuk audio maupun visual.Biasanya presenter akan
menampilkan power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.
4. Papan Tulis
Papan tulis
memang sudah jarang dipakai di acara presentasi. Namun adakalanya papan
tulis itu masih bisa terpakai untuk mendukung jalanya sebuah presentasi.Papan
tulis biasa dipakai untuk menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk
disampaikan oleh sebuah kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa
yang disampikan oleh presenter.
5. Laser
Pointer
Sekilas,
alat ini memang terlihat kecil. Namun, jangan dikira , alat ini cukup efektif
untuk mendukung kegiatan penyampain presentasi. Alat ini digunakan untuk
memudahkan presenter dalam menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk
slide power point, presenter tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next”
atau menggerakan kursor pada laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser
pointer untuk melanjutkan ke tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide
sebelumnya dan presenter bisa mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya
laser pada alat ini.
6. Slides
Slide dapat berupa foto, grafis, atau
gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini
cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya.dapat dikombinasikan
dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta
dapat disimpan dalam disket.
7. Transparansi OHP
Transparansi OHP nampaknya merupakan
alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai
belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan
survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57%
lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan
mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat
dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi
komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk
membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil
yang lebih baik.
2.2.3 Menganalisa Audience
Komunikator
atau penulis surat ini menggunakan jenis paragraph deduktif dalam cara
komunikasinya. Jika dianalisis dari sisi audiens, maka ada beberapa point yang
dapat diperhatikan sebagai bahan analisa, antara lain:
1. Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda
dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan
teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang
akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang
penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi
audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis.
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat
pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan
audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih
dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience
harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan
dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2. Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan
informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.Ada
lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience.
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan.
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat.
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah
prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/
kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak
mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi
kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
1.1 Pengorganisasian
& Revisi Pesan – Pesan Bisnis
2.3.1 Pengorganisasian Melalui Online
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan
yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.
Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan
ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu
pesan.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat
tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi
semakin baik.
2. Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2
pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan
Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian
diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan,
usulan, dan presentasi).Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus
dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan
dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok
sebagai berikut:
a. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo.
Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa,
dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu,
permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin
yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih
cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad
news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang
menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan
menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila
audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat
memahami fakta yang ada.
Secara umum,
mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah
suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk
melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau
melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana
organisasional yang memberikan argumen secara logis.
2.3.2 Pemilian Kata yang Tepat
Pemilihan Kata Yang Tepat, Pemilihan
kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting.
Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu
komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu
analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang
singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga
harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata
tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat
mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
2.3.3 Membuat Kalimat yang Efektif
Dalam menyusun suatu
kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa”
yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu
yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1.
Tiga jenis kalimat
a)
Kalimat Sederhana
Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung.
b)
Kalimat Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang
tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c)
Kalimat kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
2.
Cara mengembangkan paragraf
Ada
dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan
pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
a).
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b).
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun
perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c.)
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar
dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d.)
Klasifikasi
Untuk
mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain
itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e.)
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf
hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang
penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh,
menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung
antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
1.2 Komunikasi
Lisan dan Negosiasi
2.4.1 Komunikasi Lisan Dalam Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat setiap
peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
a. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan
bertanggung jawab.
b. Mampu berperan sebagai komunikator yang
berpartisipasi aktif namun
tidak
memonopoli pembicaraan.
c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat
responsive namun tidak
emosional.
d. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat
bijaksana dan adil
namun tidak
kehilangan pendirian.
f. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan
terjadinya debat serta tidak
berbicara
bertele-tele.
2.4.2 Komunikasi Lisan Dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya
adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang
lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab,
menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber).
Wawancara sangat penting
dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan
data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan
wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat,
korban dan sebagainya.
Wawancara adalah salah
satu teknik meliput, selain terjun
langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau
studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1)
sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang
tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden,
buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
2.4.3 Komunikasi Lisan Dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan
sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah
sikap dan perilaku orang lain.
Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan
bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut
kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan
kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain.
Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi
dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau
antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar
belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan
pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya
negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan
negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar
belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian
berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi
bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data
yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara
susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka
topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih.
Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan
kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda
katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan
dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa
dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra
yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa
tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat
prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk
setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan
dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan
berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu
menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti
hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula.
Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian
masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan
lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam
menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul
dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan
kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan
strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita
yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal
yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
1.3 Komunikasi
Dalam Tulisan
2.5.1 Penulisan Kabar / Berita
Dasar penulisan berita, setelah mengumpulkan informasi, fakta
mengenai suatu kejadian haruslah dapat menjawab pertanyaan siapa, apa,
bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam bahasa inggris 5W + 1H = Who,
What, When, Where, Why, How).
Selanjutnya, sudah umum sekali dikenal gaya menulis berita yang
lazim disebut gaya penulisan piramida terbalik. Unsur berita yang paling
kuat ditulis sebagai pembukaan (lead, teras, intro). Aspek peristiwa
terpenting itu disebut juga point of maximal interest (titik perhatian
maksimal – TPM), tujuannya merebut perhatian pembaca agar segera tertarik
membaca berita itu. Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek peristiwa
lainnya yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah
semakin kurang penting ibarat mengikuti gaya
bangunan atau struktur piramida terbalik.
2.5.2 Korespodensi (surat – menyurat)
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis
disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dalam perkembangannya,
seseorang dapat menulis surat dengan secarik kertas, namun dapat juga dengan
menggunakan sarana komputer yang sudah dilengkapi dengan modem, yaitu surat
elektronik.
Melalui surat, kita dapat menyampaikan
informasi penting kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk
mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja. Dilihat dari
segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis,
yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Surat pribadi umumnya tidak
memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas dan surat
bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa. Sehingga kita tidak boleh
membuat surat dinas dan surat bisnis menurut selera sendiri-sendiri.
Bagian-bagian penting dalam surat, biasanya
mencakup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam
pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup,
tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.
Sedangkan bentuk surat dapat dibedakan ke
dalam (1) bentuk lurus penuh, (2) bentuk setengah lurus, (3) bentuk lurus, (4)
bentuk bertekuk, dan (5) bentuk paragraph menggantung.
Secara umum, bahasa yang digunakan dalam
dunia korespondensi mencakup tiga hal yaitu, (1) pilihlah kata-kata yang sudah
dikenal, (2) kata-kata yang lazim, dan (3) pilihlah kata-kata secara cermat.
2.5.3 Penulisan Pesan – Pesan Persuasif
Persuasi
merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens
(pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Di
dalam suatu organisasi, seseorang menulis pesan-pesan persuasif dimaksudkan
untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur
operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu,
dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek
tertentu.
Selain
untuk kepentingan internal organisasi, penyampaian pesan-pesan persuasif juga
digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya permintaan atau informasi yang
bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama.
Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis sudiens,
mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau tidak
langsung.
Daftar
Pustaka
maya.wordpress.com/2015/05/31/perencanaan-laporan-bisnis/
